Déclaration annuelle des effectifs

La législation fait obligation à tout employeur de déclarer l’effectif en exercice selon une répartition placée sous sa responsabilité. La mise à jour des effectifs est essentielle pour organiser le suivi médical des salariés dans les meilleures conditions

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QUEL SALARIE DECLARER ?

DECLARATION OBLIGATOIRE

Les salariés présents au 1er janvier dans l’entreprise, quelle que soit la nature du contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, etc.)

Les salariés dont le contrat de travail est suspendu au 1er janvier pour maladie, accident du travail, maladie professionnelle, congé sabbatique, congé parental, congé maternité & paternité, etc., mais qui font néanmoins toujours partie du personnel à cette date.

Les gérants salariés.

Les stagiaires affectés à des postes à risques et présents au 1er janvier.

NE DOIVENT PAS ETRE DECLARES

Les intérimaires

Les intervenants extérieurs non salariés de l’entreprise (employés mis à disposition, sous-traitants, etc.).

Les stagiaires présents au 1er janvier sans risque professionnel particulier.

Nous vous demandons de bien vérifier les données administratives de votre entreprise et de vos salariés, en particulier vos coordonnées email afin de permettre à nos services d’organiser le suivi médical de vos salariés dans les meilleures conditions.

vous n’employez plus de personnel

vous avez cessé votre activité

vous avez cédé votre entreprise

Déclarez vos effectifs à zéro et valider votre déclaration d’effectif pour que notre service reçoive cette information.

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Nomenclature des codes PCS/ESE

Quels sont les postes à risque CMR

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❶ Pour se connecter	Connectez-vous à l’aide de vos identifiants pour accéder à votre espace sécurisé en ligne Saisir votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, cliquer sur connexion Saisir et confirmer votre adresse courriel, cliquer sur OK Vous pouvez modifier vos coordonnées dans le menu : ADMINISTRATION /changement de coordonnées
❷ Pour mettre à jour et déclarer la liste nominative de vos salariés	Menu GESTION DES SALARIES Aucun suivi ne pourra être proposé à un(e) salarié(e) non présent(e) dans la liste nominative. Création d’un salarié pour ajouter un salarié Indiquer, pour chaque salarié, le nom, prénom, sexe, nom et date de naissance, nature du contrat (CDI, CDD…) et cocher les risques ou expositions le concernant, sinon cocher « pas d’exposition à déclarer ». A savoir : tout ajout de salarié déclenche un rendez-vous pour visite à l’embauche. En cours d’année, c’est également par cette saisie que vous déclencherez vos demandes de rendez-vous suite à embauche (en remplacement du tableau intitulé « Demande de Visite de Prévention & d’Information ou de Visite Médicale à l’Embauche »). Liste des salariés pour corriger les informations Cliquer sur le nom d’un salarié pour modifier son poste de travail, son contrat de travail, a catégorie SIG/SIA/SIR et cocher les risques ou expositions le concernant, sinon cocher « pas d’exposition à déclarer ». Vous pouvez, à partir de cet écran, saisir aussi la date de sortie du salarié. Saisie des sortants pour enlever un ou plusieurs salarié(s) Cocher dans la colonne « sélection » les salariés concernés, saisir la date de sortie Cliquer sur valider les sortants Imprimer la liste des salariés pour imprimer la liste des salariés Vous avez la possibilité d’éditer la liste nominative des salariés et ce, tout au long de l’année. Attention, vous devrez peut-être accepter les « popups » de votre navigateur internet.
❸ Pour valider la liste nominative	Déclarer la liste nominative pour valider la liste nominative Cliquer sur Validation de la liste nominative Sans validation, il vous sera impossible de finaliser votre déclaration. Une fois validée, vous recevrez votre déclaration par mail à l’adresse indiquée dans votre espace en ligne. Pensez à la vérifier ! Un message demande si vous avez pris en compte toutes les arrivées et tous les départs des salariés, cliquez sur OUI pour confirmer. Un récapitulatif total salariés SIG, SIA et SIR apparaît : après vérification, cliquer sur OK pour confirmer. La déclaration de la liste nominative a été effectuée avec succès cliquez sur OK. Une fois votre déclaration validée, vous n’y aurez plus accès.
CALCUL DE LA COTISATION ANNUELLE
Vous recevrez par mail (celui que vous avez indiqué dans vos coordonnées) votre nouvelle déclaration. Toutes les données que vous aurez mises à jour nous sont transmises via notre système informatique. Les nouvelles données saisies nous permettent d’établir votre appel de cotisation pour l’année en cours.

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Création d’un salarié pour ajouter un salarié

Indiquer, pour chaque salarié, le nom, prénom, sexe, nom et date de naissance, nature du contrat (CDI, CDD…) et cocher les risques ou expositions le concernant, sinon cocher « pas d’exposition à déclarer ».

A savoir : tout ajout de salarié déclenche un rendez-vous pour visite à l’embauche. En cours d’année, c’est également par cette saisie que vous déclencherez vos demandes de rendez-vous suite à embauche (en remplacement du tableau intitulé « Demande de Visite de Prévention & d’Information ou de Visite Médicale à l’Embauche »).

Liste des salariés pour corriger les informations

Cliquer sur le nom d’un salarié pour modifier son poste de travail, son contrat de travail, a catégorie SIG/SIA/SIR et cocher les risques ou expositions le concernant, sinon cocher « pas d’exposition à déclarer ».

Vous pouvez, à partir de cet écran, saisir aussi la date de sortie du salarié.

Saisie des sortants pour enlever un ou plusieurs salarié(s)

Cocher dans la colonne « sélection » les salariés concernés, saisir la date de sortie

Cliquer sur valider les sortants

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Vous avez la possibilité d’éditer la liste nominative des salariés et ce, tout au long de l’année.

Attention, vous devrez peut-être accepter les « popups » de votre navigateur internet.

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Une fois validée, vous recevrez votre déclaration par mail à l’adresse indiquée dans votre espace en ligne. Pensez à la vérifier !

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