Déclaration annuelle des effectifs

La législation rend obligatoire l’adhésion à un service de santé au travail dès l’embauche d’au moins un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat de travail.

L’employeur doit en effet assurer la sécurité et la protetion de la santé des salariés par des actions de préventions, d’information et de formation ainsi que par la mise en place d’une organisation et de moyens adaptés (article L. 4121-1 du Code du travail).

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Quel salarié déclarer ?

DECLARATION OBLIGATOIRE


Les salariés présents au 1er janvier dans l’entreprise, quelle que soit la nature du contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation, etc.)

Les salariés dont le contrat de travail est suspendu au 1er janvier pour maladie, accident du travail, maladie professionnelle, congé sabbatique, congé parental, congé maternité & paternité, etc., mais qui font néanmoins toujours partie du personnel à cette date.

Les gérants salariés.

Les stagiaires affectés à des postes à risques et présents au 1er janvier.


NE DOIVENT PAS ETRE DECLARES


Les intérimaires

Les intervenants extérieurs non salariés de l’entreprise (employés mis à disposition, sous-traitants, etc.).

Les stagiaires présents au 1er janvier sans risque professionnel particulier.

Nous vous demandons de bien vérifier les données administratives de votre entreprise et de vos salariés, en particulier vos coordonnées email afin de permettre à nos services d’organiser le suivi médical de vos salariés dans les meilleures conditions.

vous n’employez plus de personnel

vous avez cessé votre activité

vous avez cédé votre entreprise

Déclarez vos effectifs à zéro et valider votre déclaration d’effectif pour que notre service reçoive cette information.

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Mettre à jour vos coordonnées

Vous pouvez modifier vos coordonnées dans le menu :

ADMINISTRATION /changement de coordonnées

Pour faciliter nos échanges, merci de vérifier et mettre à jour les e-mails et n° de téléphone dans les différentes adresses que vous utilisez.

Pour mettre à jour et déclarer la liste nominative de vos salariés

Menu GESTION DES SALARIES

Aucun suivi ne pourra être proposé à un(e) salarié(e) non présent(e) dans la liste nominative.

Création d’un salarié pour ajouter un salarié

Indiquer, pour chaque salarié, le NIR (numéro de sécurité sociale + clé) nom, prénom, sexe, date de naissance, code PCS/ESE (nomenclatures des professions et catégories socioprofessionnelles), nature du contrat (CDI, CDD…) et cocher les risques ou expositions le concernant, sinon cocher « pas d’exposition à déclarer ».

Conseil d'utilisation

A savoir : tout ajout de salarié permet le déclenchement d’un rendez-vous pour visite à l’embauche. En cours d’année, c’est également cette saisie qui permettra au service médical de planifier un rendez-vous suite à embauche.

Liste des salariés pour corriger les informations

Cliquer sur le nom d’un salarié pour modifier son poste de travail, son contrat de travail, a catégorie SIG/SIA/SIR et cocher les risques ou expositions le concernant, sinon cocher « pas d’exposition à déclarer ».

En cas de changement de poste de travail ou de contrat, cocher la case "si le salarié a changé de..."

Vous pouvez, à partir de cet écran, saisir aussi la date de sortie du salarié.

Saisie des sortants pour enlever un ou plusieurs salarié(s)

si un rendez-vous est planifié postérieurement à la date de sortie saisie, le rendez-vous sera automatiquement annulé

Cocher dans la colonne « sélection » les salariés concernés, saisir la date de sortie

Cliquer sur valider les sortants

Imprimer la liste des salariés pour imprimer la liste des salariés

Vous avez la possibilité d’éditer la liste nominative des salariés et ce, tout au long de l’année.

Attention, vous devrez peut-être accepter les « popups » de votre navigateur internet.

Pour valider la liste nominative

Déclarer la liste nominative pour valider la liste nominative

Cliquer sur Validation de la liste nominative

Sans validation, il vous sera impossible de finaliser votre déclaration.

Une fois validée, vous recevrez votre déclaration par mail à l’adresse indiquée dans votre espace en ligne. Pensez à vérifier celle-ci !

Un message demande si vous avez pris en compte toutes les arrivées et tous les départs des salariés, cliquez sur OUI pour confirmer.

Un récapitulatif total salariés SIG, SIA et SIR apparaît : après vérification, cliquer sur OK pour confirmer.

Conseil d'utilisation

La déclaration de la liste nominative a été effectuée avec succès cliquez sur OK.

Une fois votre déclaration validée, vous n’y aurez plus accès.

CALCUL DE LA COTISATION ANNUELLE
Vous recevrez par mail (celui que vous avez indiqué dans vos coordonnées) votre nouvelle déclaration. Toutes les données que vous aurez mises à jour nous sont transmises via notre système informatique. Les nouvelles données saisies nous permettent d’établir votre appel de cotisation pour l’année en cours.

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